Zahlung wurde nicht erkannt
Sie verstehen, warum eine Zahlung nicht automatisch gebucht wurde, und ordnen sie von Hand der richtigen Rechnung zu.
Das brauchen Sie
- Berechtigung Zahlungen
- Ein Bankkonto ist verbunden (Bankkonto verbinden).
Wann GOÄ-Direkt automatisch bucht
GOÄ-Direkt bucht eine Zahlung nur dann selbst, wenn alles zusammenpasst:
- Im Verwendungszweck steht die Zahlungsreferenz (ZR-…) oder die Rechnungsnummer. Einen einzelnen Tippfehler in der Zahlungsreferenz und kleine Formfehler in einer fortlaufenden Rechnungsnummer erkennt GOÄ-Direkt auch.
- Der Betrag entspricht genau dem offenen Betrag. Sind Mahngebühren offen, gehören sie dazu.
- Das Geld kam auf dem Konto an, das auf der Rechnung steht.
- Die Rechnung ist versendet und noch nicht bezahlt.
Ist bei einer Rechnung Teilzahlungen erlauben eingeschaltet, bucht GOÄ-Direkt auch kleinere Beträge mit richtiger Zahlungsreferenz oder Rechnungsnummer als Teilzahlung. Der Name des Absenders allein reicht nie für eine Buchung. Er hilft nur bei Vorschlägen.
Woran Sie es erkennen
Unter Zahlungen stehen alle Zahlungseingänge, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, in zwei Bereichen. Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viele es zusammen sind.
Unter Nicht eindeutig sagt die Spalte Grund, was nicht passt, zum Beispiel „Betrag weicht ab“ mit dem fehlenden Betrag darunter.
Häufige Ursachen
Der Betrag weicht ab
Der Patient hat weniger oder mehr überwiesen, oder die Mahngebühr fehlt. Die Zahlung steht unter „Nicht eindeutig“ mit dem Grund „Betrag weicht ab“.
Zahlungsreferenz und Rechnungsnummer fehlen
Passen Name und Betrag zu einer offenen Rechnung, steht die Zahlung unter „Nicht eindeutig“. Passt keine Rechnung, zeigt GOÄ-Direkt die Zahlung gar nicht an.
Die Rechnungsnummer ist falsch
GOÄ-Direkt findet keine Rechnung mit dieser Nummer. Die Zahlung steht unter „Nicht zuordenbar“. Eine Zahlungsreferenz mit einem einzelnen Tippfehler erkennt GOÄ-Direkt dagegen meist trotzdem.
Nur eine kurze Rechnungsnummer
Steht im Verwendungszweck nur eine kurze Nummer aus Ihrem Praxissystem, etwa „5866“, schlägt GOÄ-Direkt die Rechnung vor, bucht aber nicht selbst. Kurze Zahlen können auch zufällig passen.
Der Verwendungszweck verweist auf mehrere Rechnungen
Zum Beispiel eine Sammelüberweisung, deren Betrag nicht genau zur Summe passt, oder eine Zahlungsreferenz zusammen mit der Nummer einer anderen Rechnung. Die Zahlung steht unter „Nicht eindeutig“, Sie haken die bezahlten Rechnungen selbst an.
Das Geld ging auf ein anderes Konto
Die Zahlung kam auf einem verbundenen Konto an, auf der Rechnung steht aber ein anderes. Sie steht unter „Nicht eindeutig“.
Die Rechnung ist schon bezahlt
Vermutlich eine Doppelzahlung. Die Zahlung steht unter „Nicht eindeutig“ mit dem Grund „Rechnung nicht mehr offen“.
Die Rechnung war noch nicht versendet
Zahlungen vor dem Versand bucht GOÄ-Direkt nicht automatisch. Die Zahlung steht unter „Nicht eindeutig“ mit dem Grund „Konto oder Datum passt nicht“.
Zahlung von Hand zuordnen
Zahlung öffnen
Klicken Sie unter Nicht eindeutig oder Nicht zuordenbar auf die Zahlung. Der Dialog sagt in einem Satz, warum nicht automatisch gebucht wurde, und zeigt die passende Rechnung. Unter der Rechnungsnummer steht, ob Name, Betrag und Verwendungszweck passen: grüner Haken für „passt“, gelbes Kreuz für „weicht ab“. Darunter vergleicht GOÄ-Direkt offenen Betrag und Zahlung.
Rechnung wählen
Passen mehrere Rechnungen, haken Sie die bezahlte an, bei einer Sammelüberweisung alle. Ein Klick setzt nur den Haken, gebucht wird noch nicht. Steht die richtige Rechnung nicht dabei, klicken Sie auf Andere Rechnung und suchen nach Patient, Rechnungsnummer oder Betrag.
Abweichung klären und zuordnen
Ist die Zahlung kleiner als der offene Betrag, wählen Sie unter „Wie buchen?“: Als Teilzahlung lässt den Rest offen, Als vollständig bezahlt schließt die Rechnung und bucht die Differenz als Ausgleich. Dann klicken Sie auf Zuordnen. Wie zu viel gezahlte Beträge, Doppelzahlungen und Sammelüberweisungen gebucht werden, steht unter Zahlungen zuordnen.
Die Zahlung steht gar nicht in der Liste
- Die Bank wurde noch nicht abgeglichen. GOÄ-Direkt holt die Umsätze mehrmals am Tag. Unter Bankabgleich starten Sie den Abgleich mit Jetzt synchronisieren sofort.
- Die Freigabe der Bank ist abgelaufen. Dann kommen keine neuen Umsätze an (Bankzugang abgelaufen).
- Das Konto ist nicht verbunden. Zahlungen auf Konten, die nicht im Bankabgleich stehen, sieht GOÄ-Direkt nicht.
- Kein Bezug zu einer Rechnung. Ohne Zahlungsreferenz, ohne Rechnungsnummer und ohne passenden Namen mit Betrag übernimmt GOÄ-Direkt die Zahlung nicht.
In diesen Fällen, und bei Barzahlung, tragen Sie die Zahlung in der Rechnung selbst ein: mit Als bezahlt markieren, bei erlaubten Teilzahlungen mit Zahlung erfassen.
Häufige Fragen
Kann ich eine falsche Zuordnung rückgängig machen?
Ja. Öffnen Sie die Zahlung im Bereich Erledigt und klicken Sie auf Zuordnung aufheben. Danach ist sie wieder offen.
Bekomme ich Bescheid, wenn Zahlungen auf mich warten?
Ja, per E-Mail. Schalten Sie dafür unter Einstellungen Praxis Benachrichtigungen den Punkt Nicht zugeordnete Zahlungseingänge ein.
Warum bucht GOÄ-Direkt nicht einfach nach dem Namen?
Viele Patienten haben denselben Nachnamen, und Angehörige zahlen oft für andere. Eine falsche Buchung würde eine offene Rechnung als bezahlt markieren. Deshalb ist der Name nur ein Vorschlag, den Sie bestätigen.