Erinnerung und Mahnung

Alle Regeln stehen unter Einstellungen Versand & Mahnwesen Mahnwesen. Der Reiter Mahnlauf enthält Fristen, Stufen und Gebühren. Daneben liegt der Reiter Inkasso für paywise.

Ist keine Bank verbunden, sehen Sie oben den Hinweis „Aktive Bankverbindung erforderlich“. Dann lassen sich Erinnerung und automatische Mahnungen nicht einschalten. Mit Bankverbindung einrichten kommen Sie direkt zum Bankabgleich.

Zwei weitere Hinweise können hier stehen: „Standardkonto nicht mit dem Bankabgleich verbunden“, wenn die IBAN Ihres Standardkontos zu keinem verbundenen Konto gehört, und „Bankverbindung unterbrochen“, wenn der Zugang einer Bank abgelaufen ist. Was dann zu tun ist, steht unter Mahnung pausiert.

Mit Mahnungen automatisch versenden schalten Sie die automatischen Mahnungen ein. Ab Werk ist der Schalter aus. Ist er an, wählen Sie den Versandweg:

• Bevorzugte Versandart des Patienten: Jeder Patient erhält die Mahnung auf seinem gewohnten Weg.
• Nur E-Mail: Patienten ohne E-Mail-Adresse bekommen keine automatische Mahnung.
• Nur Post: Patienten ohne Anschrift bekommen keine automatische Mahnung.
• E-Mail und Post: Jede Mahnung geht auf beiden Wegen raus.

Mit Mindestbetrag legen Sie fest, ab welchem offenen Betrag (ohne Mahngebühren) GOÄ-Direkt automatisch erinnert und mahnt. 0 € heißt: immer. Das Feld erscheint, sobald Mahnungen oder Erinnerung eingeschaltet sind.

Im Zeitstrahl stellen Sie die Tage direkt ein. Er zeigt, was nach dem Versand passiert.

• Fälligkeit: Tage nach Erhalt der Rechnung bis zur Zahlungsfrist. Standard sind 14 Tage, möglich sind 7 bis 90. Bei E-Mail zählt der Versandtag als Erhalt. Schickt GOÄ-Direkt die Rechnung per Post, kommen 4 Werktage Zustellzeit dazu.
• Erinnerung: Schalten Sie den Schalter ein und geben Sie an, wie viele Tage vor Fälligkeit die E-Mail rausgeht (1 bis 14, Standard 3).

Kommt eine Rechnung per E-Mail nicht an, schickt GOÄ-Direkt sie auf Wunsch automatisch als Brief. Dafür gibt es unter Per Post nachsenden zwei Schalter:

• Bei nicht abgerufener E-Mail: Öffnet der Patient die Rechnung nicht, geht sie nach der Wartezeit als Brief raus. Die Wartezeit liegt zwischen 3 Tagen und einem Tag vor der Fälligkeit, Standard sind 7 Tage.
• Bei Unzustellbarkeit: Ist die E-Mail-Adresse ungültig oder gesperrt, geht der Brief sofort raus.

Nach einem Brief beginnt die Zahlungsfrist neu, ab dem Tag des Briefs. Alle Mahnungen zu dieser Rechnung gehen dann per Post. Der Nachversand gilt nur für Rechnungen, die Sie nach dem Einschalten per E-Mail versenden. Wie bei den Mahnungen braucht er eine aktive Bankverbindung, damit kein Brief zu einer bezahlten Rechnung rausgeht. Je Brief fällt die Gebühr für Briefe an.

Für jede der drei Mahnungen stellen Sie im Zeitstrahl ein, wie viele Tage nach Fälligkeit sie rausgeht. Standard sind 7, 14 und 21 Tage. Die Zahlen müssen aufsteigen. Unter jeder Stufe steht die Neue Frist, die der Patient auf der Mahnung liest. Sie reicht bis zur nächsten Stufe. Die 3. Mahnung übernimmt den letzten Abstand.

Die Versandtage gelten nur für automatische Mahnungen. Neue Frist und Gebühren stehen auch auf Mahnungen, die Sie selbst senden.

Mahngebühren sind ab Werk aus. Mit Mahngebühren erheben schalten Sie sie ein. Die Beträge je Stufe tragen Sie dann im Zeitstrahl ein (Standard 0 €, 2,50 € und 2,50 €, höchstens 50 €). Empfohlen sind höchstens 5,00 € je Mahnung, und die 1. Mahnung darf meist keine Gebühr enthalten. Eine Rechnung gilt erst als bezahlt, wenn auch die Gebühr eingegangen ist.

Zahlt ein Patient trotzdem nur den Rechnungsbetrag, landet die Zahlung zur Prüfung unter Zahlungen. Das ersparen Sie sich mit Fehlende Gebühr erlassen: Dann bucht GOÄ-Direkt die Zahlung und erlässt die Gebühr, wenn die offenen Gebühren den Höchstbetrag nicht übersteigen (Standard 10 €).

Ist der Rechnungsbetrag bezahlt und nur noch die Mahngebühr offen, mahnt GOÄ-Direkt nicht automatisch weiter. Mit Nur wegen Gebühren weiter mahnen ändern Sie das. Der Schalter erscheint, sobald Mahngebühren und automatische Mahnungen eingeschaltet sind. Eine Mahnung nur wegen der Gebühr erhebt keine weitere Gebühr.

Neben den Einstellungen sehen Sie die Vorschau der Mahnung mit einem Beispielpatienten und Ihren Fristen und Gebühren. Mit 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung wechseln Sie die Stufe.

Auch mit eingeschaltetem Mahnwesen bleibt eine Rechnung in diesen Fällen stehen:

• Die IBAN auf der Rechnung gehört zu keinem verbundenen, aktuell abgeglichenen Bankkonto. Ohne Kontoauszug könnte GOÄ-Direkt eine bezahlte Rechnung mahnen.
• Eine Zahlung zu dieser Rechnung steht unter Zahlungen im Bereich „Nicht eindeutig“.
• Der offene Betrag liegt unter dem Mindestbetrag.
• Der Rechnungsbetrag ist bezahlt, offen ist nur noch die Mahngebühr. Ausnahme: Nur wegen Gebühren weiter mahnen ist eingeschaltet.
• Beim Patienten ist die Versandart „Manuell“ eingetragen oder gar keine.
• Sie haben die Rechnung selbst vom Mahnwesen ausgenommen.
• Drei Mahnungen sind schon verschickt.

Mahnungen von Hand können Sie in all diesen Fällen trotzdem senden. Wie Sie eine pausierte Mahnung wieder in Gang bringen, steht unter Mahnung pausiert.

Haben Sie mit einem Patienten etwas vereinbart, etwa eine Ratenzahlung, nehmen Sie die Rechnung vom automatischen Versand aus.

1. Rechnung öffnen

   Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen und wechseln Sie in den Reiter Übersicht.

2. Schalter ausschalten

   Schalten Sie in der Karte „Zahlung und Mahnungen“ den Schalter Automatische Erinnerungen und Mahnungen (1) aus. Die Karte zeigt dann „Pausiert, kein automatischer Versand“. Ist die Rechnung überfällig, steht sie in der Liste als „Mahnungen ausgesetzt“.

   

   

Im selben Reiter erlassen Sie offene Gebühren einer einzelnen Rechnung mit Erlassen. Bereits versendete Mahnungen bleiben unverändert.

Eine überfällige Rechnung können Sie jederzeit selbst mahnen, auch ohne Bankverbindung und ohne automatisches Mahnwesen.

1. Rechnung öffnen

   Öffnen Sie die überfällige Rechnung, Reiter Übersicht, und klicken Sie in der Karte „Zahlung und Mahnungen“ auf Mahnung jetzt senden (2 im Bild oben). Den Button gibt es nur bei überfälligen Rechnungen.

2. Prüfen und senden

   Der Dialog „Mahnung senden“ zeigt Stufe, Rechnungsnummer und offenen Betrag. Wählen Sie die Versandart: E-Mail, Post oder E-Mail & Post. Mit Vorschau laden Sie die Mahnung als PDF herunter. Dann klicken Sie zum Beispiel auf Per E-Mail senden. Mit Abbrechen geht nichts raus.