Rechnung lässt sich nicht versenden
Sie sehen, warum eine Rechnung nicht rausgeht, und ergänzen die fehlende Angabe beim Patienten.
Das brauchen Sie
- Berechtigung Patienten & Fälle
Woran Sie es erkennen
Unter Versenden steht in der Spalte Status ein roter Hinweis statt „Geprüft“, zum Beispiel „Einwilligung fehlt“. Über der Liste erscheint dann der Filter Nicht versendbar mit der Anzahl. Ein Klick darauf zeigt nur diese Rechnungen.
Versenden Sie trotzdem, scheitert der Versand dieser einen Rechnung. Sie bleibt mit der Fehlermeldung in der Liste. Alle anderen Rechnungen gehen normal raus.
Was die Hinweise bedeuten
Welche Angaben nötig sind, hängt von der Versandart des Patienten ab. Alle Felder finden Sie im Patientenformular.
Versandart E-Mail, aber beim Patienten ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt.
Lösung: Unter Kontakt die E-Mail-Adresse eintragen.
Die Adresse ist falsch aufgebaut, zum Beispiel ohne @, ohne Endung wie .de oder mit Umlauten vor dem @.
Lösung: Unter Kontakt die Adresse korrigieren.
Für den Versand per E-Mail fehlt die dokumentierte Einwilligung des Patienten.
Lösung: Unter Rechnungsversand das Häkchen „Einwilligung zum E-Mail-Versand liegt vor“ setzen. Gibt es keine Einwilligung, die Versandart auf Post stellen.
Der Patient öffnet die Rechnung mit einem Code per SMS. Dafür braucht es eine gültige Mobilnummer, eine Festnetznummer reicht nicht.
Lösung: Unter Kontakt die Mobilnummer eintragen.
Versandart Post oder Manuell, aber es ist keine Rechnungsadresse hinterlegt.
Lösung: Unter Rechnungsadresse Straße, Nr., PLZ und Stadt eintragen.
Name, Straße, Hausnummer, PLZ oder Stadt fehlt, oder die PLZ passt nicht zum Land.
Lösung: Die Rechnungsadresse vervollständigen.
In dieses Land verschickt GOÄ-Direkt keine Briefe. Das betrifft nur die Versandart Post.
Lösung: Ist das Land falsch, unter Land das richtige wählen. Sonst die Versandart E-Mail oder Manuell wählen.
So beheben Sie es
Patient öffnen
Klicken Sie unter Versenden auf den Patientennamen. Im Reiter Einstellungen steht in der Karte Patient die Versandart mit dem Link ändern. Alternativ öffnen Sie den Patienten über Register.
Fehlende Angabe ergänzen
Ergänzen Sie die Angabe aus der Liste oben und klicken Sie auf Speichern. Im Beispiel fehlt das Häkchen für die Einwilligung.
Rechnung versenden
Kamen Sie über ändern, bringt GOÄ-Direkt Sie zurück zur Rechnung. Unter Versenden ist der Hinweis jetzt weg und Sie versenden wie gewohnt (Rechnungen versenden).
Hinweis: Zahlungsdaten des Standardkontos fehlen
Steht oben auf Versenden der gelbe Hinweis „Zahlungsdaten des Standardkontos fehlen“, fehlen IBAN oder Zahlungsempfänger. Dann lässt sich keine Rechnung versenden, die über das Standardkonto läuft.
Klicken Sie im Hinweis auf Zu den Zahlungskonten und tragen Sie IBAN und Zahlungsempfänger ein. Sie finden die Seite auch unter Einstellungen Rechnung Zahlungskonten (mehr dazu).
Versendet, aber nicht angekommen
Manchmal geht die Rechnung raus, kommt aber nicht an. Dann steht sie unter Rechnungen im Bereich Zustellprobleme. Die Spalte Kanal zeigt, ob es eine E-Mail oder ein Brief war.
Öffnen Sie die Rechnung. Oben steht ein roter Hinweis mit dem Grund.
- E-Mail kam nicht an: Meist ist die Adresse falsch geschrieben oder das Postfach gibt es nicht. Korrigieren Sie sie über E-Mail-Adresse beim Patienten ändern. Klicken Sie danach in der Rechnung auf Erneut senden und wählen Sie Per E-Mail. Der neue Versand geht an die korrigierte Adresse. Alternativ wählen Sie Per Post.
- Brief kam zurück: Die Anschrift war falsch oder der Patient ist verzogen. Korrigieren Sie sie über Postanschrift beim Patienten ändern. Wichtig: Erneut senden per Post nutzt die Anschrift, die auf der Rechnung steht. Für die neue Anschrift erstellen Sie mit Korrigieren eine Korrekturrechnung und versenden diese (Rechnungen verwalten). Oder Sie senden per E-Mail.
Der Hinweis bleibt, bis die neue Zustellung bestätigt ist. Kommt eine Mahnung per E-Mail nicht an, zeigt die Rechnung einen ähnlichen Hinweis für die Mahnung.
Häufige Fragen
Hält eine nicht versendbare Rechnung den Sammelversand auf?
Nein. Nur diese Rechnung scheitert und bleibt mit der Fehlermeldung in der Liste. Die übrigen werden verschickt. Nach der Korrektur starten Sie sie mit Erneut versuchen oder versenden sie später.
Kann ich die Rechnung stattdessen selbst drucken?
Ja. Stellen Sie beim Patienten die Versandart auf Manuell. Dafür braucht es nur eine vollständige Anschrift. Nach dem Versand laden Sie die PDFs als ZIP herunter und drucken sie. Für manuell versendete Rechnungen gibt es keine automatischen Mahnungen.
Wo sehe ich alle Rechnungen mit Zustellproblemen?
Unter Rechnungen im Bereich Zustellprobleme. Die Zahl am Menüpunkt Rechnungen zählt überfällige Rechnungen und Zustellprobleme zusammen.