Rechnung
Sie legen fest, wie Ihre Rechnungen aussehen, wie sie nummeriert werden und welche IBAN darauf steht.
Das brauchen Sie
- Berechtigung Praxis-Einstellungen
Briefpapier & Layout
Unter Einstellungen Rechnung Briefpapier & Layout gestalten Sie Ihre Rechnungen und Mahnungen direkt am Blatt. Links sehen Sie eine Beispielrechnung. Klicken Sie auf einen Bereich, etwa den Briefkopf. Rechts stehen dann alle Felder für diesen Bereich. Über der Liste der Felder können Sie die Bereiche auch direkt wählen. Änderungen speichern sich von selbst.
- Logo: Logo hochladen nimmt PNG oder JPEG bis 350 KB. Mit dem Regler Größe passen Sie es an. Hat das Bild einen breiten weißen Rand, wirkt das Logo klein. Dann bietet die Seite Rand automatisch entfernen an.
- Briefkopf: mit Praxisnamen anzeigen blenden Sie den Namen aus, wenn Ihr Logo ihn schon zeigt. Im Ärzteblock stehen mehrere Zeilen, etwa Ihre Ärzte mit Facharzt-Titel. Eine Zeile mit zwei Sternchen davor und dahinter wird fett. Unter Position des Ärzteblocks wählen Sie, ob er über oder unter den Kontaktdaten steht. Dazu kommen die Beschriftung über der Anschrift und die Website. Anschrift, Telefon und E-Mail ändern Sie in den Praxis-Daten.
- Briefkopf-Stil und Schriftfarbe Pro: Kontaktspalte mit Symbolen zeigt Anschrift, Telefon, Website und E-Mail untereinander. Die Schriftfarbe gilt für Kontaktspalte und Fußblock.
- Rechnung: der Einleitungssatz über der Leistungstabelle. Leer bleibt der Standard „Für die erbrachten ärztlichen Leistungen erlauben wir uns, gemäß GOÄ abzurechnen:“.
- Zahlungsblock: zeigt Zahlungsempfänger, IBAN und Zahlungsfrist. Sie ändern sie unter Zahlungskonten und im Mahnwesen.
- Texte: der Rechnungstext ist ein fetter Hinweis unter dem Zahlungsblock, etwa „Die Leistungen sind umsatzsteuerfrei gem. § 4 Nr. 14 UStG.“. Darunter steht der GOÄ-Hinweis. Leer bleibt der Standard „Diese Rechnung wurde gemäß GOÄ erstellt.“
- Fußbereich Pro: der Fußblock rechts unten steht auf jeder Seite, zum Beispiel Partner und Bankverbindung.
Einleitungssatz, Rechnungstext und GOÄ-Hinweis können Behandler auch eigene haben (Behandler). Eine Zweitadresse unter der Praxisanschrift pflegen Sie unter Standorte.
Rechnungsnummern
Unter Einstellungen Rechnung Nummern, Kategorien & Anlagen legen Sie fest, wer die Rechnungsnummern vergibt.
- Fortlaufende Rechnungsnummer verwenden ist bei neuen Praxen eingeschaltet. Die Nummern sehen aus wie RG2026-00042. Unter Startnummer für 2026 legen Sie fest, womit die Zählung beginnt. Jedes Jahr beginnt sie wieder bei 1.
- Schalten Sie den Schalter aus, vergibt GOÄ-Direkt eine eindeutige Nummer aus Buchstaben und Ziffern, die mit RG beginnt.
- Mit Importierte Rechnungsnummern übernehmen behalten Rechnungen aus PAD- und PADneXt-Dateien ihre Nummer aus der Praxissoftware. Korrekturen bekommen dann den Zusatz -K1, -K2 und so weiter. Manuell erstellte Rechnungen nutzen weiter Ihr eigenes Schema.
Das Nummernschema speichert sich nicht von selbst: Klicken Sie auf Nummernschema speichern. Der Schalter für importierte Nummern gilt dagegen sofort.
Rechnungs-Kategorien
Kategorien sind für den internen Gebrauch, zum Beispiel „OP-Behandlungen“ oder „IGeL“. Patienten sehen sie nie. Sie filtern damit Rechnungen und sehen sie in den Kennzahlen.
- Kategorie hinzufügen: Name und auf Wunsch eine Farbe. Die Reihenfolge ändern Sie am Griff links.
- Kategorien sind Pflicht: Der Import weist auf Rechnungen ohne Kategorie hin und fragt vor dem Import nach.
- Nicht mehr gebrauchte Kategorien können Sie im Menü archivieren. Sie verschwinden dann aus der Auswahl, bestehende Zuordnungen bleiben.
Kategorien vergeben Sie im Import. Mit einer Automatisierung setzt GOÄ-Direkt sie auch selbst.
Anlagen
Anlagen sind PDFs, etwa ein Infoblatt, die Sie beim Import einzelnen Rechnungen anhängen. Sie gehen mit der Rechnung an den Patienten.
Anlage hochladen
Klicken Sie auf Anlage hinzufügen, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie mit PDF auswählen die Datei. Erlaubt sind 10 MB und 20 Seiten. Andere Formate als A4 werden ins A4-Hochformat umgewandelt.
Optional: als Sachkostennachweis nutzen
Im Menü Bearbeiten schalten Sie Als Sachkostennachweis verwenden ein. Dann schlägt der Import diese Anlage vor, wenn eine Rechnung Material über 25,56 € enthält. Unter Anhängen bei wählen Sie Brief + E-Mail, Nur Brief oder Nur E-Mail. Es gibt immer nur einen Sachkostennachweis.
Mehr zum Sachkostennachweis steht unter Vorlagen und Materialien.
Zahlungskonten
Unter Einstellungen Rechnung Zahlungskonten steht, welche IBAN und welcher Zahlungsempfänger auf Ihren Rechnungen und Mahnungen stehen.
Ihre Konten
Das Konto mit dem Kennzeichen Standard steht auf jeder Rechnung, für die keine andere Regel greift. Ohne Zahlungskonto steht keine IBAN auf Ihren Rechnungen. Das erste Konto wird automatisch Standardkonto.
- Konto hinzufügen Pro: Bezeichnung, IBAN, Zahlungsempfänger und BIC. In Basis gibt es ein Zahlungskonto.
- Im Menü eines Kontos finden Sie Bearbeiten, Als Standard festlegen und Archivieren.
Welches Konto steht auf einer Rechnung?
Mit mehreren Konten wählen Sie eine Regel:
- Immer Standardkonto: Alle Rechnungen nennen das Standardkonto.
- Je Behandler: Jeder Behandler kann ein eigenes Konto haben. Rechnungen ohne Behandler nennen das Standardkonto.
- Je Rechnungskreis: Der Anfang der Rechnungsnummer bestimmt das Konto, zum Beispiel N14873 geht auf das Konto für „N“. Mit Rechnungsnummer prüfen testen Sie, welches Konto eine Nummer aus Ihrer Praxissoftware bekommt.
Die Regel gilt für neue Rechnungen. Versendete Rechnungen behalten ihre Bankdaten, auch auf Mahnungen. Gibt es offene Entwürfe mit einem Zahlungskonto, fragt die Seite vor dem Wechsel nach: Diese Entwürfe behalten ihr bisheriges Konto.
Häufige Fragen
Kann ich das Nummernschema später noch ändern?
Nur bis zur ersten vergebenen Nummer. Danach ist es gesperrt und nur noch über den Support änderbar. Den Schalter Importierte Rechnungsnummern übernehmen können Sie weiter umstellen.
Warum ist mein Logo nicht angekommen?
Erlaubt sind nur PNG und JPEG bis 350 KB. Ist die Datei größer, verkleinern Sie sie und laden Sie sie erneut hoch.
Ein Behandler soll sein eigenes Konto auf der Rechnung haben. Wo stelle ich das ein?
Unter Einstellungen Rechnung Zahlungskonten: Legen Sie das Konto an und wählen Sie die Regel Je Behandler. Dann ordnen Sie dem Behandler sein Konto zu. Dafür brauchen Sie Pro.