Praxis einrichten
Nach der Registrierung führt GOÄ-Direkt Sie in fünf kurzen Schritten durch alles, was vor der ersten Rechnung feststehen muss.
Das brauchen Sie
- Berechtigung Praxis-Einstellungen
- Etwa fünf Minuten Zeit. Sie können jederzeit unterbrechen.
- Die IBAN Ihres Praxiskontos. Sie können sie auch später eintragen.
So beginnt die Einrichtung
Nach der ersten Anmeldung öffnet GOÄ-Direkt die Einrichtung von selbst. Links stehen die Fragen, rechts sehen Sie sofort, wie Ihre Angaben auf der Rechnung, den Blättern für Ihre Patienten oder im Mahnlauf aussehen.
Mit Los geht’s starten Sie. Oben rechts steht Später fortsetzen: GOÄ-Direkt speichert dann, was schon vollständig ist, und öffnet die Anwendung. Beim nächsten Mal geht es an derselben Stelle weiter.
Die fünf Schritte
Jeder Schritt speichert, sobald Sie auf Weiter klicken. Mit Zurück kommen Sie zum vorigen Schritt, Ihre Eingaben bleiben dabei erhalten.
Einwilligung
Jeder Patient muss einwilligen, bevor seine Daten für die Abrechnung an GOÄ-Direkt gehen. Dabei wählt er auch, ob er Rechnungen per E-Mail oder per Brief bekommt. Sie haben zwei Wege, auch beide zugleich:
- Auf Papier am Empfang: Mit PDF laden Sie die Einwilligungserklärung herunter. Der Patient unterschreibt, Sie legen sie in die Akte.
- Per QR-Code im Wartezimmer: Mit Aktivieren schalten Sie die Selbstanmeldung ein, danach laden Sie mit Aushang das Plakat herunter. Mehr dazu unter Selbstanmeldung per QR-Code.
Zum Weitergehen setzen Sie das Häkchen bei „Wir holen die Einwilligung jedes Patienten ein …“.
Briefkopf
Diese Angaben stehen oben auf jeder Rechnung. Patienten nutzen sie für Rückfragen. Name und Anschrift kommen aus der Registrierung, Sie prüfen und ergänzen. Pflicht sind Name der Praxis, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon und E-Mail.
Das Logo ist freiwillig (PNG oder JPEG, bis 350 KB). Es wird sofort gespeichert und erscheint rechts in der Vorschau.
Zahlung
Die IBAN steht unter jeder Rechnung, zusammen mit einem QR-Code zum Bezahlen. Pflicht sind IBAN und Zahlungsempfänger, BIC und Steuernummer sind freiwillig.
- 1: Später eintragen. Haben Sie die IBAN nicht zur Hand, setzen Sie dieses Häkchen. Rechnungen versenden können Sie aber erst, wenn eine IBAN hinterlegt ist.
- 2: Zahlungen automatisch abgleichen. Mit Verbinden melden Sie sich bei Ihrer Bank an. GOÄ-Direkt liest dann die Zahlungseingänge und hakt bezahlte Rechnungen selbst ab. Die IBAN wird dabei aus dem Konto übernommen. Das ist freiwillig, aber nur so laufen Mahnungen automatisch. Wie es genau geht, steht unter Bankkonto verbinden.
Rechnungsnummern
Hier legen Sie fest, wer die Rechnungsnummern vergibt:
- GOÄ-Direkt vergibt die Nummern (empfohlen): Jede versendete Rechnung bekommt die nächste Nummer, lückenlos. Unter Beginnen bei wählen Sie die erste Nummer, daneben sehen Sie, wie sie aussieht.
- Nummern aus meinem Praxissystem: Importierte Rechnungen behalten die Nummer aus Ihrer Praxissoftware. Das passt, wenn Ihre Steuerkanzlei diesen Nummernkreis erwartet.
Mahnwesen
Wählen Sie die Zahlungsfrist: 14, 21 oder 30 Tage oder einen eigenen Wert zwischen 7 und 90 Tagen. Darunter legen Sie fest, was bei offenen Rechnungen passiert:
- Freundlich erinnern: eine Erinnerung einige Tage vor Fälligkeit, nur bei E-Mail-Versand.
- Automatisch mahnen: Mahnungen per E-Mail oder Brief, wie der Patient gewählt hat.
- Mahngebühren berechnen: eine Gebühr je Mahnstufe. Die Tage nach Fälligkeit je Stufe stellen Sie in der Tabelle darunter ein.
Erinnern und Mahnen lassen sich erst einschalten, wenn ein Bankkonto verbunden ist. Sonst würde GOÄ-Direkt Patienten mahnen, deren Zahlung es nicht sieht. Die Zeitleiste rechts zeigt, wann was verschickt wird. Alles zum Mahnwesen steht unter Erinnerung und Mahnung.
Zum Schluss: ein kurzes Video
Nach dem letzten Schritt zeigt GOÄ-Direkt „Ihre Praxis ist startklar“. Fehlt noch die IBAN, steht dort „Fast startklar“ mit dem Hinweis, sie nachzutragen. Mit Zur Übersicht kommen Sie auf die Seite Versenden. Dort startet einmal ein Video von knapp zwei Minuten. Es zeigt, wie eine Rechnung durch GOÄ-Direkt läuft:
Später weitermachen
Solange die Einrichtung offen ist, steht oben in der Anwendung ein Hinweis. Er zeigt, wie weit Sie sind und welcher Schritt als Nächstes kommt. Mit Fortsetzen geht es zurück in die Einrichtung. Der Hinweis verschwindet erst, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist.
Angaben später ändern
Alles aus der Einrichtung können Sie später in den Einstellungen ändern (Ausnahme: die Vergabe der Rechnungsnummern nach der ersten versendeten Rechnung). Sie finden es hier:
- Einwilligungserklärung und QR-Aushang
- Einstellungen Versand & Mahnwesen Patientenanmeldung
- Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
- Einstellungen Praxis Praxis-Daten
- Logo
- Einstellungen Rechnung Briefpapier & Layout
- IBAN und Zahlungsempfänger
- Einstellungen Rechnung Zahlungskonten
- Bankverbindung
- Einstellungen Daten & Anbindung Bankabgleich
- Rechnungsnummern
- Einstellungen Rechnung Nummern, Kategorien & Anlagen
- Zahlungsfrist, Erinnerung, Mahnungen
- Einstellungen Versand & Mahnwesen Mahnwesen
Wie die Einstellungen aufgebaut sind, erklärt So sind die Einstellungen aufgebaut.
Häufige Fragen
Muss ich alles auf einmal erledigen?
Nein. Mit Später fortsetzen unterbrechen Sie jederzeit. GOÄ-Direkt merkt sich den Schritt, und der Hinweis oben in der Anwendung führt Sie mit Fortsetzen dorthin zurück.
Warum kann ich Erinnern und Mahnen nicht einschalten?
Beides braucht ein verbundenes Bankkonto, denn nur dann sieht GOÄ-Direkt, wer schon bezahlt hat. Verbinden Sie das Konto im Schritt Zahlung oder später unter Einstellungen Daten & Anbindung Bankabgleich (Anleitung). Danach schalten Sie die Mahnungen unter Einstellungen Versand & Mahnwesen Mahnwesen ein.
Ein Kollege sieht die Einrichtung nicht. Ist das ein Fehler?
Nein. Die Einrichtung erscheint nur für Benutzer mit der Berechtigung Praxis-Einstellungen. Wer sie nicht hat, kommt direkt in die Anwendung.