Praxis

Standorte brauchen Sie nur, wenn Rechnungen je Standort eine andere Anschrift oder einen anderen Namen zeigen sollen. Der Hauptstandort ist immer da: Er nutzt die Praxis-Daten.

1. Standort anlegen

   Klicken Sie auf Standort hinzufügen Pro. In Basis gibt es nur den Hauptstandort.

2. Bezeichnung und Anschrift eintragen

   Die Bezeichnung sehen nur Sie, zum Beispiel in der Auswahl beim Import. Dazu kommen Straße, PLZ und Ort. Mit Fette Zeile über der Anschrift schreiben Sie etwa „Zweigpraxis Potsdam“ über die Anschrift.

3. Optional: Name und Kontakt auf der Rechnung

   Name auf der Rechnung ersetzt den Praxisnamen im Briefkopf und als Absender der E-Mails. Telefon und E-Mail können ebenfalls abweichen. Leere Felder übernehmen die Praxis-Daten. Rechts sehen Sie eine Rechnungsvorschau.

Welcher Standort auf einer Rechnung steht, wählen Sie beim Import unter Standort für alle Rechnungen oder später in der Rechnung im Reiter Einstellungen auf der Karte Standort auf der Rechnung. Ohne Auswahl gilt der Hauptstandort.

Mit Als Zweitadresse im Briefkopf zeigen steht die Anschrift eines Standorts zusätzlich unter Ihrer Praxisanschrift, auf allen Rechnungen ohne eigenen Standort. Das kann immer nur ein Standort sein.

Mit Behandlern sehen Sie in der Rechnungsliste und in den Kennzahlen, wer welche Rechnung erbracht hat. Beim Import erkennt GOÄ-Direkt den Behandler am Namen.

1. Behandler anlegen

   Klicken Sie auf Behandler hinzufügen und tragen Sie Vorname und Name ein. Der Name muss so geschrieben sein wie in der PAD- oder PADneXt-Datei, sonst klappt die Zuordnung beim Import nicht.

2. Optional: eigene Anschrift und Texte

   Unter Anschrift auf der Rechnung und Texte auf der Rechnung geben Sie einem Behandler eine eigene Anschrift, einen eigenen Einleitungstext, Rechnungstext und GOÄ-Hinweis. Pro Leere Felder übernehmen die Angaben der Praxis.

Behandler haben keine eigenen Bankfelder. Soll auf den Rechnungen eines Behandlers ein anderes Konto stehen, stellen Sie unter Zahlungskonten die Regel Je Behandler ein. Die Zeile des Behandlers zeigt dann sein Zahlungskonto.

Unter Einstellungen Praxis Team & Zugriff verwalten Sie, wer Zugang zu Ihrer Praxis hat. Die Seite hat zwei Reiter: Benutzer und Praxisberater (siehe unten).

1. Benutzer anlegen

   Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Tragen Sie Name, E-Mail und ein Temporäres Passwort ein (mindestens 8 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben und einer Zahl). Der neue Benutzer ändert es bei der ersten Anmeldung.

2. Rechte vergeben

   Wählen Sie je Bereich Kein Zugriff, Lesen oder Bearbeiten. Lesen heißt ansehen, Bearbeiten heißt auch ändern. Mindestens ein Bereich braucht Zugriff. Klicken Sie dann auf Benutzer anlegen.

   

   

Neben dem Namen steht, wie viel ein Benutzer darf: Alle Rechte, zum Beispiel 4 Bereiche oder Keine Rechte. System-Admin hat automatisch alle Rechte. Das Recht auf Team & Zugriff können Sie sich nicht selbst entziehen.

Im Menü „…“ eines Benutzers finden Sie Bearbeiten, Passwort zurücksetzen, Authenticator zurücksetzen und Entfernen. Ein entfernter Benutzer wird sofort abgemeldet.

Anmeldesicherheit

Mit dem Schalter Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen muss jeder Benutzer bei der Anmeldung zusätzlich einen Code eingeben. Nach dem Einschalten bestätigen Sie mit Aktivieren. Die Pflicht gilt ab der nächsten Anmeldung für alle Benutzer. Wie der Code kommt, wählt jeder selbst unter Mein Konto.

Externe Berater, etwa Ihre Abrechnungsberatung, bekommen im Reiter Praxisberater Zugang mit ihrem eigenen GOÄ-Direkt-Konto. Sie sehen nur die Bereiche, die Sie freigeben.

1. Berater einladen

   Klicken Sie auf Berater einladen und tragen Sie die E-Mail des Beraters ein. Der Berater braucht ein freigeschaltetes Konto bei GOÄ-Direkt und erhält die Einladung per E-Mail.

2. Rechte festlegen

   Freigeben können Sie Kennzahlen & Buchhaltung, Rechnungen, Patienten & Fälle, Zahlungen und Kommunikation. Bearbeiten ist nur bei Rechnungen möglich, alles andere nur Lesen. Für Rechnungen wird Patienten & Fälle (Lesen) automatisch ergänzt.

   

   

3. Vertraulichkeit bestätigen und einladen

   Sieht der Berater Patientendaten, bestätigen Sie Ich bestätige, dass eine Vertraulichkeitsverpflichtung mit dem Berater besteht. Dann klicken Sie auf Einladen.

Der Status zeigt Eingeladen, Aktiv oder Entzogen. Über das Menü ändern Sie mit Rechte bearbeiten die Freigaben oder beenden mit Zugang entziehen den Zugang.

Unter Einstellungen Praxis Benachrichtigungen legen Sie fest, welche E-Mails GOÄ-Direkt an Ihre Praxis schickt. Jeder Vorgang wird höchstens einmal gemeldet.

• Empfänger: Adresse für alle Benachrichtigungen. Leer bedeutet: die Praxis-E-Mail aus den Praxis-Daten.
• Nicht zugeordnete Zahlungseingänge: eine kurze Meldung, sobald Zahlungseingänge auf Ihre Zuordnung warten.
• Überfällige Rechnungen: Sie wählen einen oder mehrere Auslöser: Sobald Fälligkeitsdatum überschritten, Nach 1. Mahnung, Nach 2. Mahnung oder Nach 3. Mahnung.
• Monatliche Finanzübersicht: zu Monatsbeginn die Zahlungseingänge des Vormonats und der offene Gesamtbetrag. Die erste E-Mail kommt nach dem ersten vollen Monat.

Unter Einstellungen Praxis Abo & Vertrag sehen Sie Ihre Stufe, die Testphase, die laufenden Kosten und Ihre Vertragsdokumente.

Abonnement

Oben stehen Stufe und Monatspreis, zum Beispiel Basis für 99 € oder Pro für 199 € im Monat netto. Rechts steht der Status, etwa Testzeitraum oder Wird gekündigt.

• In der Testphase zeigt ein Balken, wie viele Tage bleiben. Darunter steht, was bis dahin kostenlos ist, zum Beispiel ein Brief und in Pro einige KI-Vorgänge. Mit Abo jetzt starten beenden Sie die Testphase sofort, mit Kündigen beenden Sie das Abo. Ohne Kündigung läuft das Abo nach der Testphase automatisch weiter.
• Nach der Testphase steht dort das Datum der nächsten Abrechnung. Mit Verwalten öffnen Sie das Kundenportal, zum Beispiel für die Zahlungsmethode oder die Kündigung. Nach einer Kündigung steht dort Reaktivieren.

Stufe wechseln

Unter Stufe wechseln wählen Sie Basis oder Pro und klicken zum Beispiel auf Zu Pro wechseln. Der Restbetrag des laufenden Monats wird mit der nächsten Rechnung verrechnet. Beim Wechsel zu Basis werden die KI-Funktionen ausgeschaltet. Nutzt Ihre Praxis noch Pro-Funktionen, etwa ein zweites Zahlungskonto, steht dort vorher „Vor dem Wechsel zu Basis bitte anpassen:“ mit einem Link Anpassen je Punkt. Was die Stufen enthalten, steht unter Basis und Pro.

Nutzung & Kosten

Hier steht, was im laufenden Abrechnungszeitraum zusätzlich zum Abo angefallen ist, mit der Summe bisher zuzüglich Umsatzsteuer. Das wird mit Ihrer nächsten Abo-Rechnung abgerechnet. Beide Stufen enthalten 500 Rechnungen im Monat, jede weitere kostet 0,20 €. Dazu kommen zum Beispiel Porto für Briefe, SMS-Codes und in Pro die KI-Vorgänge. Fehlgeschlagene KI-Läufe werden nicht berechnet.

Vertragsdokumente

Hier sehen Sie, welche Fassung Ihre Praxis akzeptiert hat, und laden sie als PDF herunter. Gibt es eine neue Fassung, erscheint Neue Fassung. Fehlt noch eine Zustimmung, steht oben „Aktuelle Vertragsdokumente ausstehend“ mit dem Link Dokumente jetzt prüfen.