Mahnung pausiert
Sie finden heraus, warum für eine Rechnung keine automatische Mahnung rausgeht, und bringen das Mahnwesen wieder in Gang.
Das brauchen Sie
- Berechtigung Rechnungen
- Für die Einstellungen des Mahnwesens zusätzlich die Berechtigung Praxis-Einstellungen.
Woran Sie es erkennen
- In der Rechnung steht oben „Automatische Mahnungen pausiert“ mit Verwalten oder „Mahnung pausiert, Zahlung wird geprüft“.
- Im Reiter Einstellungen steht in der Karte Mahnwesen unter „Automatische Erinnerungen und Mahnungen“ der Grund, zum Beispiel „Pausiert, kein automatischer Versand“.
- Unter Rechnungen sammelt der Bereich Mahnungen ausgesetzt alle überfälligen Rechnungen, deren Mahnungen ausgeschaltet sind oder deren Zahlung gerade geprüft wird.
Zuerst: Läuft das Mahnwesen überhaupt?
Automatische Mahnungen und Zahlungserinnerungen brauchen eine aktive Bankverbindung. Nur so weiß GOÄ-Direkt, ob eine Rechnung schon bezahlt ist. Öffnen Sie Einstellungen Versand & Mahnwesen Mahnwesen.
- „Aktive Bankverbindung erforderlich“: Es ist keine Bank verbunden. Verbinden Sie Ihr Konto (Bankkonto verbinden) und schalten Sie danach Mahnungen automatisch versenden ein.
- „Bankverbindung unterbrochen“: Die Freigabe einer Bank ist abgelaufen. Rechnungen auf deren Konten werden nicht gemahnt (Bankzugang abgelaufen).
- „Standardkonto nicht mit dem Bankabgleich verbunden“: Die IBAN auf Ihren Rechnungen gehört zu keinem verbundenen Konto. Verbinden Sie dieses Konto im Bankabgleich. Oder legen Sie unter Zahlungskonten ein verbundenes Konto als Standardkonto fest, das gilt für neue Rechnungen.
- Schalter Mahnungen automatisch versenden aus: Dann gehen keine automatischen Mahnungen raus. Die Zahlungserinnerung vor der Fälligkeit schalten Sie im Zeitstrahl bei Erinnerung ein. Sie geht nur per E-Mail an Patienten mit Einwilligung.
Gründe bei einer einzelnen Rechnung
Das Konto auf der Rechnung wird nicht abgeglichen
Die IBAN der Rechnung gehört zu keinem verbundenen Konto, oder dessen Bank wurde zuletzt nicht abgeglichen. Im Reiter Einstellungen steht in der Karte „Bankverbindung auf der Rechnung“ dann „nicht verbunden“. Unter Zahlungskonten trägt das Konto „Mahnungen pausiert“.
Lösung: Das Konto im Bankabgleich verbinden. Die IBAN einer versendeten Rechnung ist fest. Ein anderes Standardkonto hilft nur neuen Rechnungen (Zahlungskonten).
Eine Zahlung wird geprüft
Unter Zahlungen steht eine Zahlung als „Zu prüfen“ bei dieser Rechnung. Anzeige: „Pausiert, Zahlung wird geprüft“.
Lösung: Die Zahlung zuordnen oder ignorieren (Zahlung wurde nicht erkannt).
Für diese Rechnung ausgeschaltet
Jemand hat den Schalter „Automatische Erinnerungen und Mahnungen“ ausgeschaltet. Oder die Praxis hat in der Kommunikation den KI-Vorschlag „Mahnung aussetzen“ angenommen, zum Beispiel weil der Patient um Aufschub gebeten hat. Anzeige: „Pausiert, kein automatischer Versand“.
Lösung: Im Reiter Einstellungen in der Karte Mahnwesen den Schalter wieder einschalten.
Die Rechnung wurde manuell versendet
Für selbst gedruckte Rechnungen verschickt GOÄ-Direkt keine automatischen Mahnungen. Anzeige: „Pausiert, kein automatischer Versand“.
Lösung: Von Hand mahnen, siehe unten.
Der offene Betrag ist zu klein
Unter Mahnwesen ist ein Mindestbetrag eingestellt. Anzeige: „Kein automatischer Versand: offener Betrag unter dem Mindestbetrag“.
Lösung: Den Mindestbetrag senken oder von Hand mahnen.
Beim Patienten fehlt die Versandart
Anzeige: „Keine Versandart beim Patienten hinterlegt“.
Lösung: Die Versandart beim Patienten eintragen (Patienten verwalten).
Alle drei Mahnungen sind verschickt
Anzeige: „Maximum (3 Mahnungen) erreicht“. Automatisch folgt nichts mehr.
Lösung: Den Patienten anrufen oder die Forderung an ein Inkasso übergeben (Inkasso mit paywise).
Trotzdem mahnen
Eine überfällige Rechnung können Sie jederzeit selbst mahnen, auch wenn die Automatik pausiert. Öffnen Sie die Rechnung, Reiter Einstellungen, Karte Mahnwesen, und klicken Sie auf Mahnung jetzt senden. Im Dialog wählen Sie den Versandweg und sehen eine Vorschau (Erinnerung und Mahnung).
Häufige Fragen
Warum braucht das Mahnwesen eine Bankverbindung?
Ohne aktuellen Abgleich weiß GOÄ-Direkt nicht, ob der Patient schon bezahlt hat. Eine Mahnung für eine bezahlte Rechnung ärgert Patienten. Deshalb pausiert die Automatik, bis die Bank wieder abgeglichen ist.
Zeigt Mahnungen ausgesetzt alle pausierten Rechnungen?
Nein. Dort stehen überfällige Rechnungen, deren Mahnungen ausgeschaltet sind oder deren Zahlung geprüft wird. Pausen wegen der Bankverbindung zeigt das Mahnwesen in den Einstellungen, einen zu kleinen Betrag die Rechnung selbst.