Mahnwesen bei GOÄ-Rechnungen: Fristen, Ablauf und Mahngebühren

Eine unbezahlte Arztrechnung ist nicht automatisch ein Fall für das Inkasso. Häufig wurde die Rechnung übersehen, die Erstattung dauert oder der Patient hat eine Rückfrage zu einer Position. Ein gutes Mahnwesen unterscheidet solche Fälle von einer tatsächlich ausbleibenden Zahlung und sorgt trotzdem dafür, dass offene Honorare nicht monatelang liegen bleiben.

Rechtlich sind drei Zeitpunkte auseinanderzuhalten: Fälligkeit, Verzug und gerichtliche Durchsetzung. Organisatorisch kann die Praxis dazwischen Zahlungserinnerungen und mehrere Mahnstufen vorsehen. Eine gesetzlich vorgeschriebene Abfolge von drei Mahnungen gibt es jedoch nicht.

Hinweis: Dieser Beitrag erläutert allgemeine Grundsätze für typische GOÄ-Rechnungen an Patienten. Bestrittene Forderungen, besondere Vertragskonstellationen und die Übergabe an Rechtsanwalt oder Inkasso sollten im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Wann wird eine GOÄ-Rechnung fällig?

Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der GOÄ entsprechende Rechnung erteilt worden ist. Eine formal fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Rechnung kann die Fälligkeit einzelner Positionen oder der Forderung infrage stellen.

Eine korrekte Rechnung muss insbesondere das Datum der Leistung, bei Gebühren die Nummer und Bezeichnung der berechneten Leistung, Betrag und Steigerungssatz sowie bei Überschreitung des Schwellenwerts eine verständliche Begründung enthalten. Auslagen müssen nach Art und Betrag ausgewiesen werden. Die vollständigen Anforderungen und Beispiele finden Sie im GOÄ-Abrechnungsleitfaden.

Fälligkeit bedeutet: Der Patient schuldet die Zahlung. Sie bedeutet nicht automatisch, dass er bereits im rechtlichen Verzug ist und sämtliche Verzugskosten verlangt werden können.

Wann kommt ein Patient in Zahlungsverzug?

Der Grundfall steht in § 286 Abs. 1 BGB: Leistet der Schuldner trotz Fälligkeit nicht, kommt er durch eine Mahnung in Verzug. Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung, die offene Forderung zu bezahlen. Sie muss nicht „1. Mahnung“ heißen; auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann rechtlich eine Mahnung sein, wenn sie die Zahlung klar verlangt.

Daneben gibt es Fälle, in denen keine Mahnung nötig ist. Für Arztrechnungen an Verbraucher ist besonders die 30-Tage-Regel relevant: Der Patient kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nur dann automatisch in Verzug, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Ohne diesen Verbraucherhinweis sollte die Praxis nicht allein aus dem Ablauf von 30 Tagen auf Verzug schließen.

Begriff	Bedeutung	Praxisfolge
Fälligkeit	Eine GOÄ-konforme Rechnung wurde erteilt	Zahlung kann verlangt werden
Zahlungsziel	Von der Praxis eingeräumte Zahlungsfrist	Patient weiß, bis wann gezahlt werden soll
Verzug	Zusätzliche Voraussetzungen des § 286 BGB sind erfüllt	Verzugszinsen und ersatzfähiger Verzugsschaden können entstehen
Mahnbescheid	Gerichtlicher Schritt zur Durchsetzung einer Geldforderung	Nur sinnvoll, wenn die Forderung hinreichend geklärt ist

Ein sinnvoller Mahnablauf für Arztpraxen

Das Gesetz verlangt keine drei außergerichtlichen Mahnstufen. Ein gestufter Ablauf hat sich dennoch bewährt, weil er Patienten Gelegenheit zur Klärung gibt und die Beziehung weniger belastet.

1. Rechnung mit klarem Zahlungsziel: Rechnungsdatum, erreichbares Zahlungsziel, Bankverbindung und eindeutiger Verwendungszweck.
2. Freundliche Zahlungserinnerung: Prüfen, ob inzwischen gezahlt wurde; dann sachlich an Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel erinnern.
3. Deutliche Mahnung: Neue konkrete Frist setzen und mögliche nächste Schritte benennen.
4. Einzelfallentscheidung: Telefonische Klärung, Ratenzahlung, weitere Mahnung oder Übergabe an Rechtsanwalt beziehungsweise gerichtliches Mahnverfahren.

Die Zeitabstände sind nicht allgemein gesetzlich vorgegeben. Sie sollten zur Rechnungshöhe, zum bisherigen Kontakt und zu den internen Abläufen passen. Wer Fristen automatisiert, sollte sie praxisweit dokumentieren und Ausnahmen pro Rechnung zulassen.

Was gehört in eine Zahlungserinnerung oder Mahnung?

• Name und Anschrift von Praxis beziehungsweise Rechnungsaussteller und Patient
• eindeutige Bezeichnung als Zahlungserinnerung oder Mahnung
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• ursprünglicher Rechnungsbetrag, bereits eingegangene Zahlungen und aktuell offener Betrag
• ursprüngliches Zahlungsziel beziehungsweise Hinweis auf die Fälligkeit
• klare Aufforderung zur Zahlung
• neues, als Datum bezeichnetes Zahlungsziel
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• gegebenenfalls nachvollziehbar ausgewiesene Mahnkosten und Verzugszinsen
• Kontaktweg für Rückfragen

Diagnosen und ausführliche Leistungsdaten sollten nicht unnötig wiederholt werden. Für den Bezug zur Forderung reichen regelmäßig Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Das reduziert zugleich die sensiblen Gesundheitsdaten im Mahnschreiben.

Mahngebühren: kein frei wählbarer Strafbetrag

Mahnkosten sind kein zusätzlicher Umsatz und keine Sanktion. Ersatzfähig ist grundsätzlich nur ein durch den Verzug entstandener Schaden; § 280 Abs. 2 BGB verweist hierfür zusätzlich auf die Voraussetzungen des § 286 BGB. Bei einer postalischen Mahnung kommen etwa tatsächlich entstandenes Porto und erforderliches Material in Betracht. Eigene allgemeine Verwaltungs- und Personalkosten lassen sich nicht einfach als beliebige Pauschale auf den Patienten umlegen.

Für die erste Mahnung gilt besondere Vorsicht: Wenn erst dieses Schreiben den Verzug auslöst, sind seine Kosten nicht bereits als vorher entstandener Verzugsschaden anzusetzen. Deshalb ist eine gebührenfreie erste Zahlungserinnerung ein sinnvoller Standard.

Die 40-Euro-Verzugspauschale des § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Bei der üblichen privatärztlichen Rechnung an einen Patienten darf sie daher nicht angesetzt werden.

Verzugszinsen richtig berechnen

Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Für Verbraucher beträgt der Zinssatz nach § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 %. Daraus ergeben sich für eine typische Forderung gegen einen Patienten derzeit 6,52 % Verzugszinsen pro Jahr. Der Basiszinssatz wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst; vor jeder Berechnung sollte deshalb der aktuelle Wert bei der Deutschen Bundesbank geprüft werden.

Berechnet wird zeitanteilig auf die noch offene Hauptforderung. Teilzahlungen verändern damit die Berechnungsgrundlage. Eine Software sollte Zinssatz, Zeitraum und offene Summe nachvollziehbar ausweisen, statt nur einen Endbetrag auszugeben.

Wann der Mahnlauf pausieren sollte

Automatisierung ist nur dann hilfreich, wenn sie erkennbare Ausnahmen respektiert. In diesen Situationen sollte keine weitere Mahnung ungeprüft versendet werden:

• Zahlung in Prüfung: Ein Bankumsatz könnte zur Rechnung gehören, ist aber noch nicht eindeutig zugeordnet.
• Teilzahlung: Der Patient hat einen Teilbetrag geleistet oder eine Ratenzahlung vereinbart.
• Rechnung bestritten: Es gibt eine konkrete Rückfrage zu Leistung, Faktor oder formaler Richtigkeit.
• Zustellung unklar: Brief kam zurück oder digitale Zustellung ist fehlgeschlagen.
• Korrektur erforderlich: Die Rechnung muss storniert oder berichtigt werden.
• Besondere Vereinbarung: Stundung oder abweichendes Zahlungsziel wurde zugesagt.

Bei einer bestrittenen Rechnung sollte die Praxis zuerst die Rechnung und Dokumentation prüfen. Eine Mahnung heilt keinen GOÄ-Fehler. Ist die Beanstandung unbegründet, kann der Mahnlauf nach einer nachvollziehbaren Antwort fortgesetzt werden.

Teilzahlungen und Mahngebühren im offenen Betrag

Der offene Betrag muss in jeder Mahnstufe aktuell sein. Geht eine Teilzahlung ein, darf die nächste Mahnung nicht weiter den ursprünglichen Gesamtbetrag fordern. Bereits wirksam entstandene und nicht erlassene Mahnkosten werden getrennt von der Hauptforderung ausgewiesen.

Zahlt der Patient nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag, während zusätzlich Mahnkosten offen sind, sollte der Fall nicht automatisch als vollständig erledigt oder ungeprüft weiter eskaliert werden. Die Praxis kann die Kosten prüfen, gegebenenfalls erlassen oder den verbleibenden Betrag gezielt weiterverfolgen.

Zustellung und Nachweis

Wer sich auf den Zugang einer Rechnung oder Mahnung beruft, sollte den Versandweg nachvollziehen können. Ein Ausgangsdatum allein beweist noch nicht in jeder Situation den Zugang. Für normale Erinnerungen genügt häufig der dokumentierte Standardversand; vor rechtlichen Schritten sollte die Praxis bei bestrittenem Zugang einen belastbareren Nachweis erwägen.

Beim digitalen Versand helfen dokumentierte Zustell- und Abrufereignisse. Sie ersetzen nicht automatisch jede rechtliche Zugangsbewertung, geben der Praxis aber eine wesentlich bessere Tatsachengrundlage als eine undokumentierte E-Mail mit PDF-Anhang.

Vom außergerichtlichen Mahnen zum gerichtlichen Verfahren

Bleibt eine fällige, nachvollziehbare und unbestrittene Forderung offen, kann ein gerichtliches Mahnverfahren folgen. Dabei beantragt der Gläubiger einen Mahnbescheid. Widerspricht der Patient, ist die Forderung gegebenenfalls in einem streitigen Verfahren zu begründen.

Das offizielle Justizportal beschreibt das Mahnverfahren als vereinfachtes gerichtliches Verfahren für Geldforderungen, besonders wenn die Gegenseite die Forderung nicht bestreitet, aber trotzdem nicht zahlt. Informationen und den passenden Einstieg bietet der Justiz-Service „Geld einklagen“.

Vor der Übergabe sollten Rechnung, Leistungsdokumentation, Versandnachweise, Zahlungen, Korrespondenz und bisherige Mahnungen vollständig in einer Akte vorliegen. Bei einer ernsthaft bestrittenen GOÄ-Forderung ist anwaltliche Prüfung häufig sinnvoller als ein automatischer Mahnbescheid.

Checkliste für ein verlässliches Mahnwesen

• Ist die Rechnung formal GOÄ-konform und nachweisbar versendet?
• Ist der aktuell offene Betrag einschließlich Teilzahlungen korrekt?
• Liegt Verzug vor oder wird er erst durch die Mahnung ausgelöst?
• Enthält das Schreiben Rechnungsbezug, klare Zahlungsaufforderung und ein konkretes Datum?
• Wurden Zahlungseingänge unmittelbar vor dem Versand erneut geprüft?
• Werden strittige, korrigierte oder vereinbarte Fälle automatisch pausiert?
• Sind Mahnkosten auf eine tragfähige Grundlage beschränkt und getrennt ausgewiesen?
• Ist vor gerichtlicher Übergabe die vollständige Forderungsakte vorhanden?

FAQ zu Mahnungen bei GOÄ-Rechnungen

Wie viele Mahnungen muss eine Arztpraxis schicken?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen. Regelmäßig kann bereits eine Mahnung nach Fälligkeit den Verzug auslösen. Mehrere Stufen sind eine organisatorische und patientenfreundliche Entscheidung.

Ist eine GOÄ-Rechnung erst nach 30 Tagen fällig?

Nein. Die GOÄ-Vergütung wird mit Erteilung einer GOÄ-konformen Rechnung fällig. Die 30 Tage betreffen unter bestimmten Voraussetzungen den Eintritt des Verzugs, nicht die Fälligkeit. Bei Verbrauchern muss die Rechnung besonders auf diese Folge hinweisen.

Darf die erste Mahnung eine Gebühr enthalten?

Wenn die erste Mahnung den Verzug erst auslöst, sind ihre Kosten grundsätzlich noch kein zuvor entstandener Verzugsschaden. Eine gebührenfreie erste Zahlungserinnerung ist deshalb der sichere Praxisstandard.

Wie hoch sind die Verzugszinsen bei einer Arztrechnung?

Bei einem Patienten als Verbraucher fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz. Seit 1. Juli 2026 ergibt das 6,52 % pro Jahr. Der Basiszinssatz kann sich halbjährlich ändern.

Darf trotz einer Patientenrückfrage weiter gemahnt werden?

Eine Rückfrage beseitigt nicht automatisch die Forderung. Die Praxis sollte den Mahnlauf aber pausieren, die Rechnung prüfen und antworten. Ist eine Korrektur nötig, muss zunächst eine korrekte Rechnung erstellt werden.

GOÄ-Direkt verbindet Rechnungsversand, Zahlungsabgleich und automatisches Mahnwesen. Die Praxis legt Fristen und Versandkanäle fest, kann einzelne Rechnungen pausieren und sieht Zahlungen und Mahnstufen in einem Verlauf. Die konkrete Bedienung erklärt das Mahnwesen-Handbuch.