Die Inkassobüro-Anbindung in GOÄ-Direkt: Rechnungen an paywise übergeben

Was tun, wenn auch die dritte Mahnung nichts bewegt? Ein Inkassobüro zu beauftragen bedeutet normalerweise: Unterlagen zusammensuchen, einen Dienstleister briefen, Formulare ausfüllen und sich fragen, welche Patientendaten dabei die Praxis verlassen. Viele Praxen lassen offene Forderungen deshalb lieber liegen und verzichten auf Honorar für erbrachte Leistungen.

In GOÄ-Direkt ist dieser Schritt anders gelöst: Der Inkassopartner paywise ist direkt an die Abrechnung angebunden. Die Übergabe einer offenen Rechnung besteht aus zwei bewussten Schritten in der Rechnungsansicht, alle Unterlagen gehen automatisch mit, und die Behandlungsdaten bleiben in der Praxis. Dieser Beitrag zeigt, wie die Anbindung funktioniert und wo ihre Grenzen liegen.

Hinweis: Dieser Beitrag zeigt den Ablauf im Produkt. Die rechtlichen Grundlagen des Mahnwesens, also Fälligkeit, Verzug, Mahngebühren und Verzugszinsen, behandelt ausführlich der Fachbeitrag Mahnwesen bei GOÄ-Rechnungen.

Warum offene Forderungen oft liegen bleiben

Der Gang zum Inkassobüro ist im Praxisalltag eine echte Hürde. Für einen einzelnen Fall müssen Rechnung, Mahnungen, Zahlungshistorie und Adressdaten zusammengetragen, ein Dienstleister ausgewählt und eingewiesen und die Forderung formal aufbereitet werden. Dazu kommt die heikelste Frage: Was davon darf ein externes Unternehmen überhaupt sehen, wenn die Rechnung Rückschlüsse auf die Behandlung zulässt? Gemessen an einer einzelnen Rechnung steht dieser Aufwand oft in keinem Verhältnis, also passiert nichts.

Der Unterbau: der Mahnlauf in GOÄ-Direkt

Vor dem Inkasso steht in GOÄ-Direkt ein regelbasierter Mahnlauf, bewusst ohne KI: auf Wunsch eine gebührenfreie Zahlungserinnerung, danach bis zu drei Mahnstufen nach den Fristen Ihrer Praxis (voreingestellt 7, 14 und 21 Tage nach Fälligkeit), mit je Stufe konfigurierbarer Mahngebühr und Versand per E-Mail, Brief oder beidem. Die Zahlungsüberwachung ordnet eingehende Zahlungen über die Bankanbindung automatisch zu; sobald eine Zahlung zugeordnet ist, endet der Mahnlauf von selbst.

Mehr muss man für diesen Beitrag über den Mahnlauf nicht wissen. Welche Fristen, Gebühren und Verzugszinsen rechtlich sinnvoll sind, lesen Sie im Fachbeitrag zum Mahnwesen bei GOÄ-Rechnungen. Hier geht es um das, was danach kommt.

Einmal aktivieren, danach ist nichts mehr einzurichten

Die Anbindung wird einmalig eingerichtet, unter Einstellungen und dort „Inkasso (paywise)“. GOÄ-Direkt füllt die Registrierung mit den hinterlegten Praxis-Stammdaten vor, Sie ergänzen Rechtsform und Vertretungsberechtigte und schließen die Registrierung direkt bei paywise ab. Das war die ganze Einrichtung: Danach steht die Übergabe-Option automatisch an jeder übergabefähigen Rechnung bereit, und für die Übergabe selbst müssen Sie GOÄ-Direkt nicht mehr verlassen.

Die Übergabe: zwei Schritte, kein Aktenordner

Die Übergabe erscheint an einer Rechnung erst, wenn die dritte Mahnung versendet wurde und die Forderung weiterhin offen ist. Vorher gibt es diese Option nicht, und automatisch übergeben wird nie: Sie entscheiden pro Rechnung, ob der Schritt sinnvoll ist.

Schritt 1, der Entwurf: Direkt in der Rechnungsansicht klicken Sie „An paywise übergeben“ und machen genau zwei Angaben: die Leistungsart als allgemeinen Forderungsgrund (aus einer Vorauswahl, ohne Diagnose- oder Behandlungsdetails) und den Schuldnertyp (Privatperson, Einzelunternehmen oder Organisation, etwa wenn eine Firma die Rechnung trägt). Alles andere stellt GOÄ-Direkt selbst zusammen: die Forderungsdaten mit Beträgen, Fristen und Zahlungshistorie sowie die versendeten Mahnungen als Verzugsnachweis. Das übliche Zusammensuchen von Unterlagen und das Briefing eines Dienstleisters entfallen komplett.

Schritt 2, die Freigabe: Den Entwurf können Sie in Ruhe prüfen und jederzeit wieder abbrechen. Verbindlich wird die Übergabe erst, wenn Sie „Forderung freigeben“ wählen und separat bestätigen. Erst dann übernimmt paywise die Beitreibung und die Kommunikation mit dem Zahlungspflichtigen.

Eine Rechnung, die der Patient beanstandet hat, lässt sich übrigens gar nicht erst übergeben. Eine bestrittene Forderung gehört zuerst geklärt, nicht ins Inkasso.

Danach: alles im Blick, ohne das System zu wechseln

Nach der Freigabe bleibt der Vorgang dort sichtbar, wo Ihre Abrechnung ohnehin läuft. Die Rechnung trägt in der Fallübersicht den Status „Im Inkasso“, nach dem sich auch filtern lässt. An der Rechnung selbst sehen Sie das Aktenzeichen des Inkasso-Vorgangs und holen sich mit „Status aktualisieren“ jederzeit den aktuellen Stand von paywise. Ein Wechsel in ein separates Inkasso-Portal ist dafür nicht nötig.

Zahlungsabgleich in beide Richtungen

Die Anbindung denkt auch an den Fall, dass der Patient doch noch zahlt. Vor der Freigabe wirkt das als Sperre: Ist die Rechnung inzwischen bezahlt, wird ein vorbereiteter Entwurf nicht freigegeben. Geht eine Teilzahlung ein, stoppt die Freigabe ebenfalls, damit nie ein veralteter Betrag ans Inkasso geht.

Nach der Übergabe wirkt es als Meldung: Zahlt der Patient direkt an Ihre Praxis, meldet GOÄ-Direkt die zugeordnete Zahlung automatisch an paywise, damit nicht weiter beigetrieben wird, was nicht mehr offen ist. Auch das passiert ohne Ihr Zutun.

Was paywise bekommt, und was nie

Für die Beitreibung braucht paywise die Forderung, nicht die Behandlung. Übermittelt werden deshalb:

• Name und Rechnungsadresse des Zahlungspflichtigen
• Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie der Verzugsbeginn
• Rechnungsbetrag, offener Betrag, Mahngebühren und bereits eingegangene Zahlungen
• die versendeten Mahnungen als PDF, als Nachweis des Verzugs
• als Leistungsart nur die allgemeine Angabe „Ärztliche Leistung nach GOÄ“

Nicht übermittelt wird die GOÄ-Rechnung selbst. Das Rechnungs-PDF enthält die Leistungsziffern und damit Rückschlüsse auf die Behandlung; es bleibt deshalb bewusst in der Praxis. paywise sieht die Forderung, nicht die Behandlung.

Und noch ein Punkt, der oft mit Inkasso verwechselt wird: Die Übergabe ist kein Factoring. Es gibt keine Abtretung und keinen Forderungsverkauf, paywise zieht die Forderung in Ihrem Auftrag ein. Die Forderung bleibt vollständig bei Ihrer Praxis.

Wo die Grenzen liegen

Damit kein falscher Eindruck entsteht, auch die Grenzen klar benannt:

• Die Freigabe ist unwiderruflich. Ein freigegebener Vorgang lässt sich in GOÄ-Direkt nicht zurückholen. Deshalb ist die Übergabe zweistufig gebaut und immer eine bewusste Einzelentscheidung.
• Die Übergabe aus GOÄ-Direkt heraus ist ohne Aufpreis enthalten. Zu den Konditionen des Inkassoverfahrens selbst macht GOÄ-Direkt keine Aussagen, die regelt paywise direkt mit Ihnen.
• Ein gerichtliches Mahnverfahren übernimmt GOÄ-Direkt nicht.
• Briefversand wird pro Brief berechnet. Das gilt auch für Mahnungen, die per Post rausgehen.
• Wird eine übergebene Rechnung storniert oder korrigiert, ist Handarbeit nötig. Eine automatische Rücknahme bei paywise gibt es nicht; GOÄ-Direkt markiert den Vorgang dann deutlich, der Stopp selbst muss bei paywise veranlasst werden.

FAQ zur Inkasso-Übergabe in GOÄ-Direkt

Bleibt die Forderung bei meiner Praxis?

Ja. Die Übergabe an paywise ist kein Factoring: keine Abtretung, kein Forderungsverkauf. paywise zieht die Forderung in Ihrem Auftrag ein, Inhaberin bleibt Ihre Praxis.

Sieht paywise, was behandelt wurde?

Nein. Die GOÄ-Rechnung mit den Leistungsziffern wird nicht übertragen. paywise erhält die Forderungsdaten und die versendeten Mahnungen als Verzugsnachweis, als Leistungsart nur die allgemeine Angabe „Ärztliche Leistung nach GOÄ“.

Schreibt eine KI meine Mahnungen?

Nein. Das Mahnwesen ist regelbasiert und folgt den Fristen und Gebühren, die Ihre Praxis festgelegt hat. KI-gestützt ist in GOÄ-Direkt nur die Beantwortung von Patientenrückfragen, und auch dort wird nichts ohne Ihre Freigabe versendet.

Was passiert, wenn der Patient nach der zweiten Mahnung zahlt?

Der Mahnlauf endet automatisch, sobald die Zahlung der Rechnung zugeordnet ist. Das gilt bis zum Schluss: Auch eine bereits vorbereitete Inkasso-Übergabe wird nicht freigegeben, wenn die Rechnung inzwischen bezahlt wurde. Geht eine Teilzahlung ein, wird die Freigabe ebenfalls gestoppt, damit nie ein veralteter Betrag ans Inkasso geht.

Sie möchten sehen, wie Mahnlauf und Inkasso-Übergabe mit Ihren Fristen und Ihren Rechnungen aussehen? Auf der Funktionsseite Mahnwesen in GOÄ-Direkt finden Sie alle Details und können ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren, in dem wir den Ablauf persönlich zeigen.