PVS-Kosten richtig berechnen: Gebühren, Zusatzkosten und Alternativen

Der Prozentsatz im PVS-Vertrag zeigt nicht immer, was die Privatabrechnung tatsächlich kostet. Je nach Anbieter und Tarif kommen feste Gebühren pro Rechnung, Mindestgebühren, optionale Leistungen und Umsatzsteuer hinzu. Entscheidend ist deshalb nicht nur die Provision, sondern der effektive Kostensatz über ein vollständiges Jahr.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Ihre PVS-Kosten vollständig berechnen, welche Leistungen darin enthalten sein können und wann eine digitale Abrechnungsplattform eine sinnvolle Alternative ist. Der Vergleich benennt dabei ausdrücklich auch die Leistungen, die GOÄ-Direkt nicht übernimmt.

Die kurze Rechnung: Alle PVS-Abrechnungen eines Jahres einschließlich fester Gebühren und Umsatzsteuer addieren und durch den Privatumsatz desselben Zeitraums teilen. Das Ergebnis ist Ihr effektiver Kostensatz.

Welche Aufgaben übernimmt eine PVS?

Eine privatärztliche Verrechnungsstelle kann die Rechnungen nach der Gebührenordnung erstellen und versenden, mit Patienten und Kostenträgern korrespondieren, Zahlungseingänge dokumentieren und das Forderungsmanagement übernehmen. Der PVS-Verband beschreibt diese Aufgaben als Kern seines Angebots. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich jedoch nach Anbieter und Vertrag.

Abrechnungsservice ist nicht automatisch Factoring

Beim klassischen Abrechnungsservice bleibt die Forderung wirtschaftlich bei der Praxis, während die PVS den operativen Prozess übernimmt. Eine Honorarvorauszahlung oder ein Factoring-Modell kann zusätzlich vereinbart werden. Erst der konkrete Vertrag regelt, ob die Forderung abgetreten wird, wann die Praxis ihr Honorar erhält und wer ein Zahlungsausfallrisiko trägt.

Dass die Vorauszahlung kein zwingender Bestandteil jeder PVS-Abrechnung ist, zeigt etwa die PVS Schleswig-Holstein/Hamburg: Sie führt die Honorarvorauszahlung ausdrücklich als optionale Leistung. Wer Angebote vergleicht, sollte Abrechnungsservice, Vorauszahlung und Ausfallschutz daher getrennt betrachten.

Wie setzen sich PVS-Kosten zusammen?

PVS-Tarife können mehrere Kostenbestandteile kombinieren. Nicht jeder Vertrag enthält alle Positionen, und dieselbe Prozentangabe kann je nach durchschnittlicher Rechnungshöhe zu sehr unterschiedlichen Gesamtkosten führen.

Kostenbestandteil	Wie er wirkt	Worauf Sie achten sollten
Prozentuale Bearbeitungsgebühr	Steigt mit dem Rechnungsumsatz	Bemessungsgrundlage und Staffelung
Feste Gebühr je Rechnung	Trifft kleine Rechnungen überproportional	Service-, Druck- oder Portopauschalen
Mindestgebühr	Setzt eine Untergrenze pro Rechnung	Häufigkeit kleiner Rechnungsbeträge
Optionale Leistungen	Zusätzliche laufende oder fallbezogene Kosten	Vorauszahlung, Factoring und Sonderleistungen
Umsatzsteuer	Erhöht die tatsächliche Zahlung	Ob die Praxis zum Vorsteuerabzug berechtigt ist

Ein öffentliches Tarifbeispiel macht den Effekt sichtbar: Die PVS Schleswig-Holstein/Hamburg nennt für digital eingereichte ambulante Rechnungen eine prozentuale Bearbeitungsgebühr von 0,65 bis 1,80 %, zusätzlich eine Servicegebühr von 1,80 € je Einzelrechnung. Für Rechnungen bis 53,05 € wird dort eine Gesamtgebühr von 2,75 € ausgewiesen; die Angaben verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Für andere Zielgruppen und Leistungen gelten andere Konditionen. Das Beispiel ist daher kein allgemeiner Marktpreis, zeigt aber, warum der reine Prozentsatz für einen Kostenvergleich nicht ausreicht.

Formel: Prozentgebühr + feste Gebühren je Rechnung + weitere Vertragskosten + gegebenenfalls Umsatzsteuer = tatsächliche PVS-Kosten.

PVS und GOÄ-Direkt: Was wird tatsächlich übernommen?

GOÄ-Direkt ist keine Verrechnungsstelle und übernimmt die Forderung nicht. Die Plattform bildet stattdessen den operativen Ablauf innerhalb der Praxis ab: Abrechnungsdaten können über PAD oder PADneXt importiert, Rechnungen erstellt oder als KI-Entwurf vorbereitet, geprüft und anschließend digital oder per Brief versendet werden. Eine Bankanbindung unterstützt die Zuordnung von Zahlungseingängen; Erinnerungen und Mahnungen laufen nach den Einstellungen der Praxis.

Kriterium	PVS	GOÄ-Direkt
Preisstruktur	Abhängig von Anbieter und Tarif	Flatrate ab 99 € monatlich plus Post- und SMS-Versand
Rechnungserstellung	Durch die PVS nach übermittelten Abrechnungsdaten	Import, manuelle Erstellung oder KI-Entwurf; Freigabe durch die Praxis
Versand	Durch die PVS	Durch GOÄ-Direkt per sicherem Link oder Brief
Zahlungsüberwachung	Durch die PVS	Automatischer Abgleich über die Bankanbindung
Mahnwesen	Nach Leistungsumfang des Vertrags	Automatisch nach den Fristen der Praxis
Patientenkommunikation	Je nach Vertrag durch die PVS	Praxis, unterstützt durch zentralen Posteingang und KI-Entwürfe
Honorarvorauszahlung	Je nach Anbieter und Tarif optional	Nein
Übernahme des Ausfallrisikos	Nur bei entsprechendem Factoring-Modell	Nein
Gerichtliche Durchsetzung	Je nach Anbieter und Vertrag	Derzeit nicht integriert
Forderung und Kontrolle	Abhängig vom vereinbarten Modell	Bleiben bei der Praxis

Die Tabelle bewertet nicht, welches Modell grundsätzlich besser ist. Sie zeigt, welche Verantwortung gegen Gebühr ausgelagert wird und welche Verantwortung bei einer Softwarelösung bewusst in der Praxis bleibt.

Wann kann GOÄ-Direkt eine PVS ersetzen?

Ein Wechsel ist vor allem dann plausibel, wenn die Praxis keine Vorfinanzierung benötigt und die Verantwortung für ihre Forderungen behalten möchte. Die Software reduziert die wiederkehrende operative Arbeit, ersetzt aber nicht jede Dienstleistung einer PVS.

GOÄ-Direkt kann passen, wenn …

• die Praxis Rechnungen selbst prüfen und freigeben möchte,
• keine Honorarvorauszahlung erforderlich ist,
• Versand, Zahlungsabgleich und Mahnwesen automatisiert werden sollen,
• Patientenrückfragen für das Team sichtbar bleiben sollen und
• planbare Kosten wichtiger sind als die vollständige Auslagerung.

Eine PVS kann besser passen, wenn …

• die Praxis auf sofortige Liquidität durch Honorarvorauszahlung angewiesen ist,
• ein vertraglich übernommenes Zahlungsausfallrisiko gewünscht ist,
• Korrespondenz mit Patienten und Kostenträgern vollständig ausgelagert werden soll oder
• gerichtliche Forderungsdurchsetzung Teil des gebuchten Services sein muss.

Wichtig: GOÄ-Direkt unterstützt die Patientenkommunikation mit einem zentralen Posteingang und Antwortentwürfen. Die Praxis prüft und versendet die Antwort jedoch selbst. Auch die Entscheidung über strittige Rechnungen, Ratenzahlungen und die weitere Eskalation nach der letzten Mahnung bleibt bei ihr.

Praxisbeispiel: Warum 1,42 % trotzdem fünfstellige Kosten bedeuteten

Dr. med. Jan Philipp Albersmeier addierte für seine privatärztliche Gemeinschaftspraxis sämtliche Zahlungen an die bisherige Verrechnungsstelle: Provision, Druck- und Servicepauschalen, Mindestgebühren und Umsatzsteuer. Gemessen am Privatumsatz ergab sich ein effektiver Kostensatz von 1,42 %.

Der Satz lag damit unter häufig genannten Vergleichswerten. In Euro war die Differenz zur monatlichen Softwarepauschale aufgrund des Abrechnungsvolumens dennoch groß: Nach seiner Berechnung spart die Praxis seit dem Wechsel einen fünfstelligen Betrag pro Jahr.

„Ich habe im Grunde einen Service bezahlt und musste mich trotzdem selbst darum kümmern.“ — Dr. med. Jan Philipp Albersmeier

Für die Praxis war nicht nur der Preis entscheidend. Seit dem Wechsel sieht das Team den Versand-, Zahlungs- und Mahnstatus jeder Rechnung unmittelbar und kann Patientenrückfragen mit dem aktuellen Stand beantworten. Die vollständige Erfolgsgeschichte zeigt Berechnung, Wechsel und Praxisalltag.

So lässt sich der Wechsel organisieren

Vor dem Wechsel sollten Kündigungsfrist, Leistungsumfang und der Umgang mit bereits übergebenen Forderungen im bestehenden Vertrag geprüft werden. Für die operative Umstellung bietet sich ein klarer Stichtag an:

1. Vertrag und letzte Abrechnungen prüfen: Kündigungsfrist, tatsächliche Jahreskosten und gebuchte Zusatzleistungen festhalten.
2. Stichtag definieren: Bereits übergebene Forderungen laufen bei der bisherigen PVS weiter; neue Rechnungen werden ab dem vereinbarten Datum im neuen System bearbeitet.
3. Daten und Versand einrichten: Patienten- und Abrechnungsdaten importieren, Versandpräferenzen sowie erforderliche Einwilligungen prüfen.
4. Zahlungsabgleich und Mahnstufen konfigurieren: Bankkonto verbinden, Fristen, Gebühren und Versandkanäle festlegen.
5. Team einarbeiten: Zuständigkeiten für Freigaben, Patientenrückfragen und Sonderfälle klären.

Bei Dr. Albersmeier wurden offene Forderungen nicht migriert, sondern liefen im alten System aus. Alle neuen Rechnungen entstanden ab dem Stichtag in GOÄ-Direkt. Nach wenigen Tagen war der neue Ablauf im Praxisalltag etabliert. Der konkrete Übergang sollte dennoch immer zum bestehenden Vertrag passen.

Häufige Fragen zu PVS-Kosten und Alternativen

Wie berechne ich den effektiven PVS-Kostensatz?

Addieren Sie alle Zahlungen an die PVS aus zwölf Monaten: prozentuale Bearbeitungsgebühren, feste Gebühren je Rechnung, Mindestgebühren, optionale Leistungen und Umsatzsteuer. Teilen Sie diese Summe anschließend durch den Privatumsatz desselben Zeitraums und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

Was kostet eine PVS pro Rechnung?

Das hängt vom Anbieter und Tarif ab. Möglich sind prozentuale Gebühren, feste Servicegebühren oder eine Kombination. Im oben genannten öffentlichen Tarifbeispiel werden abhängig vom Rechnungsbetrag 0,65 bis 1,80 % sowie 1,80 € je Einzelrechnung ausgewiesen. Daraus lässt sich kein allgemeiner Marktpreis ableiten.

Übernimmt jede PVS das Ausfallrisiko?

Nein. Abrechnungsservice, Honorarvorauszahlung und Factoring sind getrennte Leistungen. Ob das Ausfallrisiko übernommen wird, ergibt sich aus dem konkreten Factoring-Vertrag.

Was passiert mit offenen Forderungen beim Wechsel?

Bereits an die PVS übergebene Forderungen können dort weiterbearbeitet werden, während neue Rechnungen ab einem Stichtag über die neue Lösung laufen. Entscheidend sind die Regelungen des bestehenden Vertrags.

Ist GOÄ-Direkt eine PVS?

Nein. GOÄ-Direkt ist eine Abrechnungssoftware. Sie unterstützt Rechnungserstellung, Versand, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen und Patientenkommunikation, übernimmt aber weder die Forderung noch Vorfinanzierung oder Zahlungsausfallrisiko.

Sie möchten nicht mit einer pauschalen Prozentangabe rechnen? Wir prüfen mit Ihnen anhand Ihrer letzten zwölf PVS-Abrechnungen, welche Kosten tatsächlich anfallen und welche Aufgaben Ihre Praxis bei einem Wechsel übernehmen würde.