Arztrechnung per E-Mail / E-Rechnung Pflicht

Die Digitalisierung macht auch vor der ärztlichen Abrechnung nicht halt. Immer mehr Patienten wünschen sich den Empfang ihrer Arztrechnung per E-Mail, und der Gesetzgeber treibt mit der E-Rechnung-Pflicht die elektronische Rechnungsstellung voran. Doch was bedeuten die neuen Regelungen konkret für Arztpraxen? Wer muss wann umstellen, und wie versenden Sie Arztrechnungen rechtssicher auf digitalem Weg? Dieser Beitrag klärt die wichtigsten Fragen.

Was bedeutet die E-Rechnung-Pflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft getreten ist, hat der deutsche Gesetzgeber die Grundlage für eine flächendeckende Einführung elektronischer Rechnungen geschaffen. Ziel ist es, den europäischen Standard EN 16931 für strukturierte elektronische Rechnungen in Deutschland verbindlich zu machen.

Wichtig zu verstehen: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat, das automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Die beiden in Deutschland zulässigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).

Zeitplan: Die E-Rechnung-Pflicht 2025 und darüber hinaus

Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht 2025 erfolgt stufenweise. Hier der aktuelle Zeitplan:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich (also zwischen Unternehmen) zu empfangen. Das bedeutet: Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD sendet, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können.

Übergangsfristen für den Versand

• Bis 31.12.2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs per E-Mail versenden — allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen weiterhin auf die E-Rechnung verzichten (ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung wird für alle B2B-Umsätze im Inland verpflichtend. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Sonderregelung für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind grundsätzlich von der Empfangspflicht betroffen. Für den Versand gelten dieselben Übergangsfristen. Da viele Arztpraxen als Einzelunternehmen geführt werden, ist dies eine relevante Information.

Betrifft die E-Rechnung-Pflicht Arztpraxen?

Diese Frage wird in der Ärzteschaft derzeit intensiv diskutiert. Die Antwort ist differenziert und hängt davon ab, an wen Sie Ihre Rechnungen stellen.

Rechnungen an Privatpatienten (B2C)

Die E-Rechnung-Pflicht gilt ausschließlich für den B2B-Bereich — also für Rechnungen zwischen Unternehmen. Arztrechnungen an Privatpatienten sind B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer) und fallen aktuell nicht unter die E-Rechnung-Pflicht. Sie dürfen Ihren Patienten weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF per E-Mail senden.

Rechnungen an Unternehmen (B2B)

Anders sieht es aus, wenn Sie Leistungen an Unternehmen oder juristische Personen abrechnen. Typische Fälle in der ärztlichen Praxis sind:

• Berufsgenossenschaftliche Fälle (BG): Rechnungen an Berufsgenossenschaften
• Gutachten: Ärztliche Gutachten für Versicherungen, Gerichte oder Unternehmen
• Betriebsärztliche Leistungen: Rechnungen an Arbeitgeber
• Kooperationen: Leistungen für andere Praxen oder Kliniken

Für diese B2B-Rechnungen gelten die oben genannten Fristen. Spätestens ab 2028 müssen solche Rechnungen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und versendet werden.

Die Rolle der Umsatzsteuerbefreiung

Ärztliche Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Diese Steuerbefreiung ändert jedoch nichts an der grundsätzlichen Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Auch umsatzsteuerbefreite Leistungen müssen — sofern sie an ein Unternehmen fakturiert werden — perspektivisch als E-Rechnung gestellt werden. Ausgenommen sind lediglich steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, soweit sie nicht in den Anwendungsbereich der neuen Regelung fallen.

Arztrechnung per E-Mail versenden: Was ist erlaubt?

Unabhängig von der E-Rechnung-Pflicht wünschen sich viele Patienten bereits heute, ihre Arztrechnung per E-Mail zu erhalten. Das ist grundsätzlich möglich, erfordert aber die Beachtung einiger Regeln.

PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung

Ein wichtiger Unterschied: Das Versenden einer Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes. Ein PDF ist ein Bilddokument, keine maschinenlesbare strukturierte Datei. Für den Versand an Privatpatienten (B2C) ist das PDF-Format jedoch weiterhin vollkommen ausreichend und rechtlich zulässig.

Einwilligung des Patienten einholen

Bevor Sie eine Arztrechnung per E-Mail versenden, benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung des Patienten. Die DSGVO erfordert, dass der Patient dem elektronischen Versand seiner Rechnungsdaten — die Gesundheitsinformationen enthalten können — aktiv zustimmt. Diese Einwilligung sollte dokumentiert und in der Patientenakte vermerkt werden.

Anforderungen an den Versand

Beim E-Mail-Versand von Arztrechnungen sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Datenschutz: Arztrechnungen enthalten Diagnosen und damit besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Der Versand sollte über eine sichere Verbindung erfolgen. Eine Transportverschlüsselung (TLS) ist Mindeststandard.
• Pflichtangaben nach § 12 GOÄ: Auch die digital versendete Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten — Datum, Leistungsbeschreibung, GOÄ-Ziffern, Steigerungsfaktoren, Begründungen und Diagnosen.
• Archivierung: Sie sind verpflichtet, ein Rechnungsdoppel aufzubewahren. Die digitale Archivierung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen.

Formate der E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

Wenn die E-Rechnung-Pflicht für Ihre B2B-Rechnungen greift, benötigen Sie ein konformes Format. Die beiden in Deutschland verbreiteten Formate sind:

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format und der offizielle Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Das Format enthält ausschließlich strukturierte Daten — keine visuelle Darstellung. Für den Empfänger ist ein Viewer oder eine Software zur Anzeige erforderlich. XRechnung eignet sich besonders für den Austausch mit Behörden und größeren Unternehmen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Der Vorteil: Die Rechnung kann sowohl visuell als PDF gelesen als auch maschinell verarbeitet werden. Für Arztpraxen ist ZUGFeRD in der Regel die praktikablere Lösung, da Patienten und Geschäftspartner die Rechnung wie gewohnt als PDF sehen, während die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung vorhanden sind.

So digitalisieren Sie Ihren Rechnungsversand

Ob aus Patientenwunsch oder zur Vorbereitung auf die E-Rechnung-Pflicht — eine Digitalisierung des Rechnungsversands lohnt sich in jedem Fall. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Einwilligungen systematisch einholen

Integrieren Sie die Frage nach dem bevorzugten Rechnungsversand in Ihren Aufnahmebogen. Fragen Sie neue Patienten, ob sie ihre Rechnungen per E-Mail oder per Post erhalten möchten. Dokumentieren Sie die Einwilligung datenschutzkonform.

Schritt 2: Sichere Versandlösung nutzen

Versenden Sie Arztrechnungen nicht über Ihren persönlichen E-Mail-Account. Nutzen Sie eine professionelle Lösung, die verschlüsselten Versand, automatische Archivierung und DSGVO-Konformität gewährleistet. Ideal ist eine Abrechnungssoftware, die den Versand direkt aus dem Rechnungsprozess heraus ermöglicht.

Schritt 3: Archivierung sicherstellen

Jede versendete Rechnung muss GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet: unveränderbar, vollständig und über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zugänglich. Eine digitale Abrechnungslösung übernimmt diese Archivierung automatisch.

Wie GOÄ-Direkt den digitalen Rechnungsversand löst

GOÄ-Direkt bietet eine integrierte Lösung für den digitalen und analogen Rechnungsversand, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt:

• E-Mail-Versand: Arztrechnungen werden direkt aus GOÄ-Direkt per E-Mail an den Patienten versendet — DSGVO-konform und mit Transportverschlüsselung. Der Patient erhält seine Rechnung als professionelles PDF-Dokument.
• Postversand: Für Patienten, die keine elektronische Zustellung wünschen, übernimmt GOÄ-Direkt den Postversand der Rechnung. Druck, Kuvertierung und Frankierung laufen automatisch ab.
• Hybrides Modell: Sie entscheiden pro Patient, ob die Rechnung per E-Mail oder per Post versendet wird — alles aus einer Plattform.
• Automatische Archivierung: Jede versendete Rechnung wird revisionssicher gespeichert, unabhängig vom Versandweg.
• Hosting in Deutschland: Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert — vollständig DSGVO-konform.

Damit müssen Sie sich weder um die technischen Details des E-Mail-Versands noch um die Einhaltung der Archivierungspflichten kümmern. GOÄ-Direkt erledigt das im Hintergrund.

Fazit: Jetzt vorbereiten, entspannt umstellen

Die E-Rechnung-Pflicht betrifft Arztpraxen aktuell vor allem im B2B-Bereich — also bei Rechnungen an Berufsgenossenschaften, Versicherungen oder Unternehmen. Rechnungen an Privatpatienten (B2C) sind derzeit nicht betroffen, doch der Trend zur digitalen Zustellung ist unumkehrbar. Immer mehr Patienten bevorzugen den Empfang ihrer Arztrechnung per E-Mail, und eine frühzeitige Umstellung spart Porto, beschleunigt den Zahlungseingang und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Entscheidend ist, dass Sie den Versand rechtssicher gestalten: Einwilligung einholen, Datenschutz beachten, Pflichtangaben einhalten und die Archivierung sicherstellen. Wer diese Grundlagen schafft, ist auch für die vollständige Umsetzung der E-Rechnung-Pflicht ab 2025 und den folgenden Jahren bestens vorbereitet.

GOÄ-Direkt unterstützt Sie dabei mit einer Komplettlösung: Rechnungen erstellen, automatisch prüfen und wahlweise per E-Mail oder Post versenden — alles aus einer Plattform, DSGVO-konform und mit Serverstandort Deutschland. So wird der digitale Rechnungsversand zum selbstverständlichen Teil Ihres Praxisalltags. Haben Sie Fragen zur GOÄ-Abrechnung? ChatGOÄ, unser KI-Assistent, beantwortet sie sofort und kostenlos.